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(圖/shutterstock)
一般來說，一位秘書負責1至2位主管
元富證券債券部業務副總經理瞿玉娟
畢業後進入企管公司當秘書
卻一口氣負責7位主管
還巧扮人資、總務、行政等職務
她是如何辦到的？
又是如何從一個小小的秘書
當上副總經理的呢?
讓我們一起往下看吧 ...
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公司小、人單勢薄
她 1 位祕書得負責 7 個主管
但事情多也學習的多
從商學院企研所畢業
瞿玉娟的同學大多朝貿易或證券公司發展
（當時薪水約一萬五千元至一萬七千元）
但是，她卻單純想從祕書工作
（當時薪水約一萬三千元）開始學習
她的第一份工作
就是元富證券的前身：聯碩企管顧問
當時公司資本額只有二百多萬元
不過，卻是由七位來自花旗銀行的同事
兼好友所創立的團隊
對瞿玉娟來說很具吸引力
「我的秘書工作真的很特殊，
別人是一位秘書對一位老闆負責，
我是一個人處理七個老闆的行程安排，
還要包辦文書、總務、人事及兼任總機的工作。」
瞿玉娟笑笑說，當時公司規模雖然小
只有七位主管、一位秘書外加一位工讀生
人單勢薄，但是因為老闆們都是
知名外商公司的高階主管
導入外商的管理模式，讓瞿玉娟從旁學習頗多
辛苦也覺得值得
「早上九點上班，晚上九點多才下班，
我還曾經跟老闆們一起通霄趕報告，
說起來也有一份革命情感，
工作挺開心的。」瞿玉娟回憶
為了讓瞿玉娟快速上手
公司還特別情商花旗銀行的大秘書徐少卿
對她展開一對一訓練，「從服裝儀容、文書處理、
文件歸檔到人事應對，各種秘書技能全都學！」
為了更精進專業，瞿玉娟私底下
也去坊間進修秘書訓練的課程
7 個老闆 等於 7 個貴人
明教暗授學更多
「有七位老闆，等於擁有七位貴人和老師！」
瞿玉娟肯定的說。她舉例，現任萬泰銀行總經理張立荃
當時教她要懂得站在主管的角度看事情
以後有升遷機會時，自己才會是最佳人選
曾是永豐金副總的趙靖之教她，凡事不要一頭熱栽進去
要懂得先了解大範圍，再慢慢填入細節
並做好時間管理，事情可分：
「重要且急」、「重要但不急」、
「不重要卻很急」、「不重要也不急」四種程度
依程度決定事情的先後順序，做事才能事半功倍
完美秘書的 3 個好習慣
1. 事情依重要性，做好時間分配
2 .文件習慣檢查 2 遍
3 .把名片當人脈紀錄，記下對方特徵
瞿玉娟習慣一進公司，就在桌面放一張A4紙
上頭寫上當天代辦事項，用數字依序表示重要性
做完就槓掉，「現在有iPad、智慧型手機，更便利。」
瞿玉娟謙虛地笑稱自己並非完美的秘書
有時老闆們字跡比較潦草，她也會判斷錯誤
也因此讓她養成文件出手一定會檢查兩遍以上的習慣
好習慣不僅於此，瞿玉娟每次收到新名片
都會在名片上寫下對方特徵、
第一次見面的時間及談話內容
讓每一張名片都變成珍貴的人脈紀錄
成為有效可運用的資源
認清自身優勢
不遺餘力表現
「擔任秘書期間，對我職涯最大的幫助
是讓我認清自己的長處，也許處理文書不是專家
但是『聽聲辨人』我很有心得！
光聽聲音，我就知道『是誰』、『要找誰』、
『談什麼事』，常能讓來電訪客印象深刻。」
瞿玉娟說道，加上親和力佳，喜歡與人聊天
她也越來越肯定自己適合從事業務類型的工作
這也是當秘書的好處，從中找尋自己的優勢
後來，綜合券商開放成立，聯碩企管變成元富證券
老闆們認為瞿玉娟對公司籌備、設立過程相當熟悉
而且服務態度佳、應對進退能力強
適合當「門面」，便委任她
負責客戶接觸元富證券的第一關：開戶組的組長
股市自萬點下滑後，證券公司精簡人事
瞿玉娟身兼開戶與交割組長，後又升為作業科襄理
同事如果有人請假，她就變成「救火隊」
去支援其他同事的工作
甚至，連總機的工作她也支援過
提升自我眼界
為得就是比別人更多耕耘
不過，令人好奇的是
她又是如何從作業科襄理轉往債券部副理呢？
「我做小秘書時，曾有一位外商公司跳槽來的新主管報到，
我當時心裡還有點質疑對方，我們公司這麼小，
他怎麼會想來？」直到有一天瞿玉娟忍不住提問
沒想到對方回答：「我想來這裡很簡單，
只因為我認同這些人的創業理念，想要跟優秀的人一起工作。」
瞿玉娟聽完很震撼，因為她赫然發現自己的想法過於表面
從此，她決定訓練自己提升眼界
這也是為何她會選在債券市場成立之初自請調往債券部
為得就是比別人更多耕耘，如今
元富證券已經是亞洲金融雜誌《Finance Asia》
二○一○年評選的台灣最佳債券商
她更是連續兩年帶領債券部門獲利
創部門成立以來的歷史新高紀錄者
眼光放長遠
秘書可以是跳板
對於外界把秘書工作看小
瞿玉娟不以為然，她解釋：「自從我大二在
轉投資公司︱前瞻科技當過暑期工讀生
看過一名台大畢業的總機小姐被調往業務部門上班後
我就相信就算是一份外人眼中初階的『行政工作』
其實，反而是進入一間好企業的墊腳石。」
瞿玉娟繼續解釋：
「就像很多人覺得秘書的專業門檻不高
但我覺得這樣的開始其實很好，
尤其適合尚未清楚志向的新鮮人
這樣的工作，反而擁有
比其他人更多資源去思考下一步。」
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