(圖/shutterstock)

 

日本有句俗話說：「繼續就是力量」，

唯有實際採取行動，

持之以恆地努力實踐，

把交辦工作時必備的思考方式，

以及所有的 Know-How 一次學會，

久而久之實行下來，

相信許多問題都能獲得解決，

達到僱主和員工互利雙贏！

 

繼續看下去....

 

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掌握交辦技術訣竅、

工作時不可缺少的溝通

重整這兩大方向相信花時間是必然，

但在不斷嘗試錯誤的過程中，

會慢慢整理出

「把工作交給員工，讓組織運行更加流暢」的顯著效果，

勞資雙方不僅能達到共識，

彼此也會產生信任，

更加熟能生巧。

 

一、提升交辦技術的訣竅

(1)充分了解交辦工作的對象

每個人都有擅長跟不擅長的事，

對於感興趣的事情也不太一樣。

因此在交辦工作給員工之前，

最好能充分了解員工是什麼樣類型的人，

才能提升管理的效能。

小訣竅：利用員工資料卡了解員工擅長的領域

 

 

(2)審慎決定把工作交給誰，

並教導工作的意義

可以利用第一點提到的小訣竅來分析每個人的特質，

因為若是在員工欠缺具備技能的情況下託付，

很可能判斷失誤而採取錯誤決定，

則無法達到預期效果。

因此要教導工作程序之前，

必須先教導工作背後的「意義」，

告訴他們各種職務的考量。

倘若真的沒有足以交辦任務的人才，

就不該勉強把工作交辦出去，

而要以培育可以交辦工作的人才為優先。

 

(3)勇敢交辦困難任務，

且別以雇用型態來劃分權責

每個人都有潛能，

能進入公司一定也是具備主管看好的特質，

因此若只因為雇用型態不同就交辦不同層級的工作，

這樣十分不合理。

所謂正式員工比較優秀，

計時人員較略遜色這種想法實在荒謬。

並不是叫你隨意交付任務給員工，

而是計算在有多少風險的覺悟下，

大膽地給予對方能力以上的挑戰，

也許在短時間獲得的成果會超乎想像。

具體的做法就是利用個別會議，

製造員工可以和上司詳談的機會。

 

(4)交辦時的技巧與交辦後的注意點

01表達出你的期待

02明確界定工作範圍

03明確劃分每個人的職責

04使用報告、聯絡、商量的工具

     ex.日報、會議記錄、工作流程表等

05不過度干涉，徹底做到「委任但不放任」

06建立對目標的共識

 

 

二、交辦工作時

不可缺少的溝通原則

(1)傳達指示的技巧

在交辦工作的時候，

需要迅速且正確地傳達必要的資訊。

如果資訊的傳達系統形同虛設，

正確資訊無法順利傳遞，

那麼工作人員可能就會依自己的判斷擅自行動，

又或者是不知所措，而無法採取行動。

因此為了避免資訊傳遞受到扭曲，

請務必建立好完善的基礎系統，

同時制定正確傳達資訊的管道。

(2)用任何人都能聽懂的話來說明

在交辦工作的時候，

如果指示的內容讓對方難以理解、

或是使用自己都沒有消化過的詞彙，

而沒有將重點傳達清楚，

這樣是絕不可能導出我們所期待的結果。

因為在一知半解的情況下就悶著頭做事，

可想而知當然無法把事情做好，

因此使用大家都能聽懂的用語來表達，

這樣資訊充分傳遞出去也才能產生價值。

 

(3)不要參雜過多的主觀判斷

交辦工作後，有時難免會有員工認真執行

但結果卻不盡理想的情形發生。

這時若是不由分說的就否定對方，

一定會對員工士氣造成影響，

因此不妨利用傳達

客觀事實的「回饋」來與對方溝通。

所謂回饋，是指不加修飾，

如實表達的一種溝通方式。

01不批評，不否定

02客觀地描述

03具體地描述

04不提對方自身無法改變(生理上的)狀況

05傳達之前要先建立信賴關係

 

提升團隊整體實力，

遠強於獨力一人奮鬥

如果想創造出超強的隊伍，

與其只有一位超級選手，

還不如每個球員都有七十分的程度，

不只更有機會，勝算更是增強許多。

以這樣的想法進行管理，

創造出可以交辦工作的團隊，

甚至培育出可以託付工作的人才就不是這麼困難了！

 

 

 

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此篇為讀書心得，內容僅為個人立場 

本文參考自：這樣教工讀生，90%的工作都有人做到好

作者：' 岡本文宏

出版社：時報出版

 

 

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