(圖/shutterstock)

 

曾任孫正義的秘書長，

三木雄信跟一般非外商的上班族一樣，

生活跟英文完全無緣。

 

英文能力如此平凡的他，

因為進到孫正義的社長室工作，

開始需要大量的英文聽說能力，

在工作忙碌之下，

他還是能靠短短一年的學習，

培養出不需透過口譯人員

跟外國人溝通的英語能力。

 

怎麼辦到的？

 

趕緊接著看下去...

 

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這是三木雄信最簡單的方法。

英文還不到頂尖程度，

久久才會跟外國人開一次會時，

三木雄信有一套

 

「拚一個晚上」也能熬過來！

撐過明天英文工作的七個技術　

 

工作忙又沒海外經驗，只花 1 年就練好英文

 

工作術１　在英文交涉、簡報時，請務必準備「小抄」

 

工作術２　會用到的專有名詞，先整理成一張 A4 紙

 

工作術３　劈頭就清楚說出你最想說的話

 

工作術４　充分活用白板。特別小心數字！

 

工作術５　不靠口譯人員。用自己的方式說英文，說得爛也沒關係

 

工作術６　以事前準備和開放式問題，輕鬆克服難度最高的「閒聊」

 

工作術７　關於自我介紹的兩個祕訣

 

在此先透露其中救急奧妙的三招！

 

 

工作術２  

會用到的專有名詞，先整理成一張 A4 紙

有一種事前做好就能派上用場的單子， 

那就是「專有名詞單」。

在商場上溝通時，

一定要知道該業界的專有名詞。

 

我說「不需要學單字」，

指的是一般的單字，

但專有名詞如果不特別準備，就沒辦法對付了。

 

因此，我和外國人開會的時候，

也會將預測可能會用到的專有名詞，

寫在一張A4的紙上。

 

即使是一般字典上沒有的專有名詞，

只要買本專業書籍，或是在網路上搜尋一下，

就能獲得非常多的必要資訊。

 

舉例來說，只要使用線上字典導覽網，

或是大英百科全書線上繁體中文版

就能查到相當專業的用語，

十分方便。

 

輸入想查的字彙，再用滑鼠點一下，

就能從一次搜遍商業、

電腦、保健、學術等各種領域，

並以英文對照出來提供檢索。

 

 

 

我擔任軟體銀行的品質管理部長時，

買了一本彙集英文品質管理

相關專有名詞的書，

我都會從這裡找出要用的單字。

 

「High temperature storage test／高溫保存測試／

測試攝氏溫度一百五十度下放置一千小時的耐熱性」

 

—就像這樣，依照「英文／中文／意義」，簡單整理在紙上。 

這可說是編輯一本自己專用的迷你字典。

 

雖然我都只在開會之前拚一個晚上製作單子，

可是不把這些單字記起來，

就沒辦法熬過隔天的會議，

所以不管願不願意，

腦袋都會背下來。 

 

在重複這樣的過程之間，

我的字彙量便自然而然地增加了。

不靠單子也能用的單字越來越多，

事前準備就不需要花費太多時間了。

 

模擬示範：（以A4方格筆記為例）

 

明天要跟Caine車廠開會，

平常沒研究車子，

從萬用英文辭典中把車子有關的專有名詞記錄下來，

三欄分別寫下 Car / Motor / Bike 的名詞，

會議當場提到某些術語，

例如 carburetor（化油器）至少有印象是在講什麼東西。

看聰明人的英文筆記這樣做...

 

工作術 ３

劈頭就清楚說出 你最想說的話

交涉、會議、簡報……

無論在什麼場合，只要得說英文，

各位讀者就一定要注意一件事。

 

那就是「劈頭就說出你最想說的話」。

 

英文的口語能力還不夠強，

所以話拖越長，

就越容易陷入語無倫次的泥沼。

 

對英文能力還沒有自信的人，

就更必須思考「該如何用最簡短的話告訴對方」。

 

這樣的話，

就先決定「我今天只要能說出這件事就好了」，

然後一開口就先說那件事即可。

 

 

在第四章提到

「養成平時也從結論開始說的習慣」，

說英文時更要徹底實踐這一點。

 

關於引導出來結論的背景和根據，

只要因應需求，

之後再補充說明就行了。  

 

如果是跟我前面舉出的台灣工廠交涉，

就要一開始就先清楚說：

「我提議派遣品質管理團隊到貴公司的工廠去。」

只要這麼說，至少對方會了解我們的問題意識。

 

他們應該會察覺：

「看來我們工廠製造的產品有問題，

這個人想要解決問題。」 

 

相反的，

如果曖昧地從

「最近貴公司的工廠有沒有出現什麼問題？」開始說，

話題就會不斷被支開，

恐怕很難靠自己控制對話。

 

這麼一來，

無法光靠自己的英文能力應付的內容，

當然也會增加。

 

對於還沒學會「派得上用場的英文」的人來說，

這絕對是大家避之唯恐不及的情形吧。

 

正因如此，

從結論開始把話說死，掌握議論的主導權，

是非常重要的。

 

這樣不僅能讓接下來的對話都在限定範圍內，

議論也不會跑到意料外的方向。

 

以結果來說，

就能將我們需要說的英文壓低到最小限度。

 

學到相當英文程度之後，

大家要從前言開始說也沒關係，

但我想大半的人應該都沒有這樣的餘力。

 

正因為自己的英文還不溜，

我們更該徹底實踐「從結論開始簡潔地說」。  

 

 

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工作術 ４

充分活用白板，特別小心數字！

 

使用商用英文會話進行交涉或會議時，

必須頻繁地跟對方確認自己的理解是否正確。

 

因為，

如果在聽錯或會錯意的情況下繼續談下去，

就有在之後發生極大問題或錯誤的危險性。

 

而在確認的時候，我建議大家活用白板。

 

即便口頭上反問：「你剛才說的是什麼意思？」

如果又聽錯對方的回答，

或是對方用更複雜的英文回你話，

你只會越來越不知道對方在說什麼。

 

因此，

請大家利用簡單的圖表或插畫表達

「你剛才說的話，我是這樣理解的」，

用「What you're saying is that~?」

（你說的是這個意思嗎？）來跟對方確認。

 

 

圖表或插畫跟英文能力沒有關係，

所以大家應該畫得出來。

 

假使是根據成立新公司，

而討論新公司和舊公司的關係，

大家可以畫出兩個四方形，

一個寫「old」，一個寫「new」，

這樣大家就知道是「舊公司和新公司」了。

 

接下來只要用箭頭等符號來表示兩者之間的關係，

詢問「是這個意思嗎？」即可。

 

白板的好處，就是可以輕易擦掉重寫。

當會議持續進行，

討論內容越來越深入，

白板上也會不斷反映這些內容。

 

孫社長也常常利用白板圖示討論的內容，

和當場的人們共享。

 

他知道口頭溝通很難完全理解彼此的意思，

所以在不容出錯的事情上，

都會請對方用眼睛確認。

 

順便告訴大家，

孫社長的作風就是不管是英文還是日文，

在開會、集體研討的時候，

一定會徹底活用白板。

 

任職於軟體銀行社長室的時代，

當孫社長要在成立新服務

或收購企業時做簡報的時候，

大多都是由我製作簡報資料或演講稿。

 

這些時候，

孫社長也都是先從面對白板，

畫圖對我說明「我想成立這樣的事業」開始的。

 

 

 

足以致命的「數字」容易搞錯，

一定要寫出來確認。

 

尤其是關於數字的內容，

我強烈推薦大家寫在白板上逐一確認。

 

就算英文能力有相當程度，

將數字換算成英文還是很困難，

數字越大，就越容易混亂。 

 

我們日常的數字單位會在每隔四位數時，

將單位變換成「萬」「億」「兆」；

英文則是在每隔三位數時，

將單位變換成「thousand（千）」

「million（百萬）」「billion（十億）」。

 

因此，

要把聽到的英文數字迅速轉換成日常習用的單位，

是非常複雜、令人頭痛的。 

 

正因為容易搞錯，

大家絕對要寫在白板上，跟對方確認。

 

此時別忘了一定要寫下單位。

當對方說要「出資一百萬」時，

單位是美金還是台幣？價值可是完全不同。

 

如果是我的話，

一定會在白板上寫「1 million US$」，

然後確認：「出資額是這個數字嗎？」

 

商場上出現的數字，

很多都是關乎金錢、成本的重點，

要是搞錯了，

就會造成致命的錯誤。

這是絕對不容許出錯的場合，

因此直到現在，

只要談到數字，

我都還是會徹底實踐把數字寫下來確認的作業。

 

另外，

不擅長數字的人可以在事前準備的

英文交涉單或場合句型單上，

先把重要的數字寫下來。

 

因業界不同，

有時候還會出現「特殊單位」，

所以必須先查出來。

 

在交涉或會議的最後，

最好把當天同意的事項條列出來，

和對方共享。

 

如果內容有錯，

對方就會幫忙訂正，

這樣就不會把錯誤帶到下一個階段了。

 

不讓英文溝通發生問題的訣竅就是「小心謹慎」。

 

本文出自孫正義秘書長──三木雄信（Miki Takenobu）

《工作忙又沒海外經驗，只花1年就練好英文》

 

 

本文由 圓神書活網 授權轉載，

原文出處：明天要跟外國人開會怎麼辦？七個菜英文拚過去的辦法！

未經授權，請勿轉載

 

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