【編聊邊看，我想讓你知道的是】

對很多上班族來說，

開會，真的是工作中最煩人的事情。

耗費的時間長，討論出的結論卻屈指可數。

到底該怎麼讓會議變得有效率？

讓與會的人不再只是覺得被浪費生命？

看看日本專家怎麼說。

 

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文 / 石田淳

 

上司與部屬明明都很忙，

還是得停下手邊的工作，

全部到會議室集合。

你是不是也每次開會

就感到焦躁煩悶呢？

「討論一直在繞圈子，到最後都沒有結論。」

「叫年輕同事發表意見，總得不到有用的回答。」

「話題一直偏離主題，會議結束也沒有任何收穫。」

「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點，

氣氛就凝重得像守靈一樣。」

 

想要減少會議上的焦躁情形，

請先嘗試以下三件事：

 

❶ 把當天會議的主題

與目標寫出來

為了避免耗費時間也得不出結論，

或話題東拉西扯，

最重要的是讓所有參加者具體了解

「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

● 會議主題

例：籌備新產品發表會

● 本日目標

例：決定當天的節目／

決定邀請名單與邀請函文案／

確認租借的器材／

開場影片二選一

● 如果是長期企畫的中間階段，就要設定最終期限

例：發表會舉辦日＝11月15日

 

建議各位如以上所示，

先以具體的表達方式寫在白板上，

讓所有參加者開會時，

視線隨時都能看到這些文字。

 

❷ 決定時間分配

迎新儀式或誓師大會等公司的活動、

研修會或研究發表會、

為顧客舉辦的聚會等，

有人潮聚集的活動，一定會做好時間分配。

因為時間有限，

在這段時間內想要執行幾項內容，

當然要針對各項內容分配時間，

例如「這一項十分鐘」、「這裡二十分鐘」。

不過，不知道為什麼有那麼多公司平時開會時，

卻不會分配時間？導致以下情況不時上演：

「今天的會議希望能做出四項決定，

到最後卻一個也沒決定。」

● 課長布達：三分鐘

● 業務部報告：二十分鐘（四分鐘×五人）

● Q&A：十分鐘

● 討論新產品名稱：二十五分鐘

● 總務布達：兩分鐘

例如時間分配如上，

像❶的會議主題和目標一樣，

清楚寫在白板上，

提醒所有成員在規定時間內討論，

會議就能順利進行。

分配時間時，

如果無法在規定時間內討論完所有事項，

表示會議時間對於議事內容而言並不足夠，

可以考慮採用具體的解決方案，

例如「部分內容留到下次開會再討論」、

「延長會議時間」等等。

 

❸ 不開不必要的會議。

想要與所有成員共享資訊及交換意見，

唯一的方法就是決定好時間與地點，

將所有人聚集在一起。

過去的時代確實如此，

不過，現在已不同以往。

只要使用企業內部網路或「商務聊天」

（Business Chat）等工具，

就能達到以下目的：

● 上司一次對所有成員下達指令。

● 所有人可以讀取成員的意見。

● 針對各項課題建立群組，分組討論意見。

● 可以共享Word、Excel、圖片

與PDF等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外，

也能在平版電腦或智慧型手機上使用。

因此，沒必要僅僅為了

「每星期三召開例行會議」等理由，

讓所有人在百忙之中抽出時間集合。

當然也有「必須面對面直接溝通的會議」，

在這種場合裡，請採用前面提到的❶和❷，

與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行，

就應該考慮取消這場會議。

如此一來，即可確實減少造成焦躁的因素。

 

 

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本文摘自《頂尖人士這樣面對壓力》

作者：石田淳 / 出版社：天下文化

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