(圖/shutterstock)

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「啊啊啊！期中考要到啦，書都還沒念，

還有一堆報告要交！什麼，

明天社團居然還要開會？」

「天阿！每天都加班，工作都做不完了，

老爸的生日又快到了，怎麼那麼多事啊！」

 

是否常常覺得時間不夠呢？

來試試GTD (Get Things Done) 時間管理法，

讓你做事可以更加的有條有理！

 

繼續看下去...

 

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搞定你的大小事

GTD是由David Allen 所提出的，

他有出中文書「搞定」，大家有興趣可以看看，

裡頭有五大步驟讓大家可以搞定生活大小事，

不每個人使用的時間管理方式略有不同，

這邊分享給大家，Pocket Money小編

是將GTD轉換成 4 個步驟，分別是：

 

1. 捕捉且收集 

    – 寫下所有事務

第 1 步，就是把所有需要做的事情收集起來，

常常突然想到有事情要做是造成做事慌亂的

主要原因之一，你的大腦並沒有你想像中的

那麼可靠（常常會忘東忘西的），所以應該把

所有應該處理的事情都先記錄下來，無論大的

小的雜事，甚至是一些靈感，都先收集起來，

放在我們的收集籃中，然後進行第二個步驟。

 

2. 釐清並整理

    – 製成可行任務

第 2 步，把剛剛的細碎雜事做整理，

將其轉換成任務，舉例來說，在步驟 1 時想到

「啊！要幫小花慶祝生日」便記了下來，

在第二步驟時應該把這個想法轉換成做法

「訂餐廳」、「購買生日禮物」、

「約朋友一同慶祝」，如此一來，事情變成了

一項一項可執行的內容，接著進行第 3 步。

 

3. 整理並執行 

    – 做事情的優先順序為何

第 3 步，擁有了許多任務後，那我該先做哪些呢？

這邊的分法有許多種，

有些人會使用緊急與重要四宮格（如下圖）

把事情有個輕重緩急，或是不分這麼多，

哪件事情離截止日近，就先做那件事。

小編的做法是把所有不重要的任務都先刪除，

接著把可以快速完成的小事完成，

不能快速完成的事情，離截止日近的先做，

遠的就後做。這個步驟非常依照個人主觀判斷，

可依照個人心中的那把尺做判斷。

 

 

4. 最重要的步驟 – 回顧

GTD的最後一個步驟是「回顧」，

定期的回顧的任務執行，能夠有效的提升

未來的執行效率與判斷，但該如何回顧呢？

回顧要做的兩樣事情：

1. 完成時間是否預估準確  2. 任務是否重要

 

1. 完成時間是否預估準確

每個任務都需要時間去執行，常常我們會對於

完成任務的時間過於樂觀，導致整個時間管理失序，

就像小編一開始以為寫 1 篇文章只要 1 個小時，

寫完後發現居然寫了 5 個小時，那我下次

再預估文章寫作時，就該把預估時間做調整。

 

2. 任務是否重要

重要的事情是一定要做，

但我們有時候卻沒去執行真正重要的任務，

或是執行完任務後發現這個任務一點都不重要。

因此，固定時間來衡量事情的重要度是很重要的，

那該用什麼度量衡呢？

最俗氣（但也最客觀）的方式就是用金錢了，

我做這件事未來可以為我帶來多少收入？

舉例來說，若出國留學可以讓我在國外工作，

那我之後月薪可以到 10 萬美金，那這件事對我

的收入影響很高，便會在心中為它加上重要權重。

 

你認為的機會成本

回顧這兩項後，便可以用一個簡單的公式

「任務重要程度 / 估計時間」看出每件事情

是否值得你花上寶貴的時間，這也是我們

為何要把任務重要程度數字化的原因之一，

因為這會讓許多任務更容易的比較其中的優劣，

讓未來做時間決策更加準確！

 

「比較」排出順序

當然世界上有很多事情無法用金錢度量，

如個人實現、自我感覺等等，

甚至長期計畫也很難看出其中的效益，

但我們要做的是「比較」而非精準，

當我們把事情都列在紙上時，

金錢只是顯現心中的那把尺的刻度，

讓自己在做決定時能夠更加明白。

 

做事情前先規劃

就能夠更有效率

 

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本文由 口袋 授權轉載，
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