(圖/shutterstock)

 

作者：  查德．庫柏

 

一週只有一六八小時，

你都有意義地運用了那些時間嗎？

如果是有意義的，

表示你已經成為自身經驗的來源，

而不是仿效別人的經驗。

倘若你沒有按自己的標準過日子，

別人就會把他們的標準套在你的身上，

而你可能會不喜歡那樣。

 

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請三思而後行，你的時間就是你的時間，

擬定的行程表應該要最能符合自身需求。

 

可惜，我們活在科技世代，

有個極其浪費時間的因素，

會讓你精心安排的計畫付諸流水

—那就是電子郵件。

 

 

陷入電子郵件

五十歲至六十五歲的人所抱怨的問題當中，

排行第二的就是「必須經常查看電子郵件」

或「陷入電子郵件」。

他們有如迷宮實驗裡的老鼠，

一聽到「叮」的聲音，

知道有信件來了，

便不由自主覺得要停下手邊的事情。

 

你不一定要這麼做！如果你沒別的事要做，

不要再抓著電子郵件不放，

這個決定可改善你的人生。

關閉所有裝置的新信件提示音吧！

馬上就做。

 

我還在IT 業工作時，就學到了這寶貴的一課。

我一天平均會收到三百至三百五十封

左右的電子郵件，

惱人的「叮叮」聲響穿透我的身體，

聽起來像是釘子釘在黑板上那般。

我為此覺得壓力很大，

最後不得不想辦法擺脫掉那個可怕的聲音，

免得失去理智。

 

面對現實吧！

電子郵件清單就像是

格式不一樣的工作清單，

一堆人想從你那裡拿到東西，

或者針對你希望從他們那裡

獲得的東西做出回應，

也或許是想賣某樣東西給你，

就更不用談垃圾郵件了。

電子郵件工作清單會怎麼樣呢？

它會越變越大，永無終止。

 

這時該讓你的行程表發揮作用了，

不要倚賴叮叮聲來提醒自己，

請安排時間瀏覽電子郵件。

決定哪個時段最適合你，

並堅持在那個時段看郵件。

若你一天收到三百五十封電子郵件，

看郵件的時間當然會比

一天收到二十封的人還要久。

我發現一天看信三次很適合我，

但我不會要求你照做，

你擬定的計畫要能滿足你的需求和要求。

 

此外，這段時間務必只用來專心處理電子郵件，

不要嘗試一心多用，

可別在陪配偶時或投入嗜好時看它，

你很有可能落得只能看電子郵件—

因為那就是你所受的訓練，

你會犧牲個人需求，成為那些電子命令的奴隸。

 

讓大家能配合你

更重要的一點是，

你看電子郵件的習慣有所改變，

一定要讓大家知道。

聯絡你的人有可能已經習慣你立刻回應，

而你又不希望他們感到被忽略或被拋棄。

因此，請寄電子郵件給他們，

說出類似這樣的話：

「為了給您良好的服務，

我希望確保自己擁有美好時光，

以利關注您的需求。

因此，我一天會查看電子郵件三次。」

 

然後，把以下須知加到你的簽名檔，

免得他們漏掉了你第一次寄送的信件。

「我只是想讓您知道電子郵件是很棒的溝通方式，

我一天會查看三次。

如果有緊急的事情，請表明是緊急事項，

然後傳簡訊或打電話給我。」

要讓聯絡你的人懂得照你的規則走，

並幫助他們完成須處理的事項。

 

一旦你按電子郵件行程走，

就該把記錄清單應用在日常信件上。

在一天結束時，

或者在當天最後一次查看電子郵件時，

把收件匣給清空，不要留有未讀郵件。

 

聽起來難以做到嗎？其實不是不可能。

查看每封郵件，倘若是回信不用兩分鐘的，

就馬上回信，然後把該信件刪除，

或者放進你針對已完成電子郵件所設立的資料夾；

如果回信時間會超過兩分鐘，

請把該信件移到「立刻處理」匣或排進行事曆裡；

假如你判定電子郵件的優先度不高，

請放進「不用立刻處理」清單。

重點是每封郵件都要移動，

確認沒有信件留在收件匣裡。

 

 

排定社群軟體時間

另外，用在適當的脈絡、時機、次數時，

臉書、推特、Instagram（我們稱之為社群媒體）

是很棒的工具。

 

不過，因為使用社群媒體通常沒有排定時間，

所以你花在上面的時間有可能會失控，

更有可能上癮沉迷。

本來只是打算看看朋友張貼的文章就好，

結果簡直像是愛麗絲掉進兔子洞，

看了一堆生日相片、貓的相片、

勵志名言、最新的爆紅短片，

等到回神半小時就過去了。

 

這時就輪到「行程安排」上場了。

請特意安排一段時間，

五分鐘、十分鐘都可以，專心看社群媒體，

並審慎運用這段時間。

把「查看社群媒體」一事排進行程表裡，

而且是要排定一段具體時間。

你也許會想設鬧鈴提醒，

特別是經常會將「瀏覽臉書」

當成藉口來拖延的人，

這種方法格外好用。

你也可以對自己說：

「也許我需要設下一些規範，

把看臉書當成是要贏得的獎賞。」

 

如果你想花更多時間在網路上，

請捫心自問：

「做這件事對我有什麼好處？

這會是干擾？

還是多少有利於我的人生

或別人的人生？」

如果是干擾，那麼或許算是個人的嗜好，建

議據此安排一段時間去做，

標上你在個人追尋上會使用的有吸引力之用語。

 

人們聚在臉書上通常是為了聯絡感情、

看看朋友在做什麼、查詢過去的舊識⋯⋯，

這些並沒有錯。

不過，請讓這段時間變得有意義，

像你所有的人生層面那樣。

請排定行程，使用的語言也要能支持你想擁有的體驗。

如果目的是聯絡感情，

請在主旨行寫下「跟老友聯絡感情」，

或者效果類似的主旨，

不要只寫「臉書時間」。

 

本文摘自《這輩子只能平庸過日子？》

作者：  查德．庫柏 / 出版社：方言文化

未經授權，請勿轉載！( 責任編輯 / Planet)