(圖/shutterstock)

 

作者：派屈克‧蘭奇歐尼

 

別再開會開到死

許多朋友一聽到我在寫一本

名為《開會開到死》的書，

都以為我主張少開會，

相信你一開始也是這麼想。

 

所以，當你聽到每日報備會、每週戰略會、每月策略會

以及每季外地檢討會時，

可能會覺得：

「這太誇張了吧，

哪來那麼多時間做這些？

現在開的會還不夠嗎？」

 

雖然我們在會議上花的大半時間都浪費掉了，

但是解決之道並不是停止開會，

而是把會開得更好，

因為如果開會得宜，

會議其實可以幫我們節省時間。

 

 

沒錯，會議如果開得好，

可以加速決策過程，

避免一再重複討論同一個議題，

也能讓我們減少不必要的動作及溝通。

我們之所以看不清這一點，

是因為大家都忽略了「瑣碎時間」。

 

別浪費瑣碎時間

我認識許多主管，

花很多時間在電子郵件、電話留言，

或是澄清一些早該在開會時就講清楚的議題，

但沒有人在意這些時間。

我認為這些瑣碎時間

其實是企業內最危險、最容易被忽視的死角。

了解這一點後

可以幫大家看清管理團隊的幾何運作方式。

 

 

開會無法處理的事情，只會一直累積...

假設有七位主管，

這七個人之間要有二十一種一對一的溝通組合，

大家才能對事情有相同的認知，

這對主管來說實在很頭痛。

如果再把七個人管轄的員工考慮進來，

要讓他們對事情有相同認知，

其中的溝通就更加複雜，

時間及精力的浪費也在所難免。

以，當我們無法在會議中澄清或安排工作，

主管及部屬會試圖理解

其他人在做什麼、原因何在。

 

值得注意的是，由於這些瑣碎時間

容易和每天的工作混雜在一起，

所以看不出來其實時間被浪費了。

每次看到主管在會議時，

瞄著手錶，祈求老闆快點散會

讓他們去「辦正事」時，我總是非常驚訝。

 

 

正事？其實可能是 上次會議中沒處理好的事！

很多時候他們所謂的「正事」，

就是回信或回電話給不了解工作內容的人。

這就好像主管說：

「我們可不可以快點做個總結，

這樣我才能跟大家解釋上次會議中我沒講清楚的事？」

在會議中不說清楚、講明白、

得到結論、說服別人，

以至於後來必須再花時間澄清，

這些聰明人沒看穿這其間的關聯，實在令人訝異。

 

成也會議，敗也會議

正如前言所說的，糟糕的會議

對於必須忍受的人來說，確實是一種折磨，

而且造成的不滿也不只是一時。

糟糕的會議以及它為組織帶來的效應，

會讓員工憤怒、倦怠以及憤世嫉俗，

這不僅對工作有很大的影響，

對個人的自尊、家庭、人生觀也會有所影響。

 

 

所以，對於公司的主事者以及內部員工而言，

改善會議的品質不僅可以改善公司績效，

也可以改善員工的生活品質。

表2〈見第二三六頁〉是幫大家規劃每週戰略會的表格，

提供大家參考。

 

本文 擷取自：《別再開會開到死》

作者：派屈克‧蘭奇歐尼　天下雜誌出版

 

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