(圖/shutterstock)

 

在這個競爭激烈的時代，

生活其實如同逆風而行，不進則退。

如果我們不能夠多管齊下，

好幾項事情同時進行，

迅速完成，並達成最高品質，

就難以在競爭中脫穎而出。

 

「努力工作，不如聰明工作」，

要發揮最高效能，

工作就必須把努力加上聰明，

讓你的時間愈用愈有價值...

 

繼續看下去...

 

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明確闡述目標

依優先順序分配時間

有許多人每天的行程不是被公司綁得死死的，

就是成天疲於因應他人的「緊急」需求，

導致他們到頭來只花一點點時間

在自己的重要目標上，

就算才華洋溢的他，

工作重點與時間的分配

也是嚴重的失調。

 

不管你人生的目標是什麼，

做任何事情之前都應該認真思考，

你為什麼要做這些事情，

你希望從中得到什麼。

 

下面將帶大家用簡單的5步驟，

就可以設定優先目標。

 

1. 列出所有事項

首先，先用一兩張紙寫下

你所有必要工作的項目，

包含每天的例行公事與每週必須進行的事物，

也可以把你的長期計畫寫進去。

 

例如：

王曉明的工作清單

　招募更多銷售人員

　提升獲利15%

　美化辦公室

　參加科技博覽會

　研擬在地行銷策略

　修訂銷售人員績效標準

　成為連鎖店的高級主管

　認識零售業人士

　創造愉快的顧客體驗

 

清單的涵括範圍盡量越大越好，

這個步驟重點在鉅細靡遺的

記下所有的工作和目標。

 

2. 依照時間整理項目

再來就是把清單內的項目分成

短期（一周以內）、中期（3~24個月）、

長期的目標（五年以上）

接著，確認每個中期目標都搭配一、兩個短期目標。

如果中期目標缺乏與搭配的短期目標，

就努力思考實現中期目標的

下一個適當的步驟，以列入短期目標。

 

 

3. 中期目標排序

在排序之前，請先想想以下三件事，

第 1：你想做的事。

個人的喜好是排序的關鍵，

像是你渴望為公司發展新產品，

那這目標就會比較重要，

但這不是唯一的排序因素。

 

第 2：你擅長的事。

請問問自己「我有哪些事做得比別人好」，

或許你想發明新產品，但你缺乏知識背景，

但或許你擅長溝通，可以去解決客戶問題，

你應該根據個人能力，

把比較有利益的事情列為優先。

 

第 3：外界對你的要求。

想要充分發揮效能，

也要看別人給不給你機會，

如果你有能力發明新產品，

但其實是在浪費時間，

解決現有產品的問題會更為迫切。

 

我們可以排出重要性由高到低的順序

提升獲利15%

創造愉快的顧客體驗

認識零售業人士

美化辦公室

 

 

4. 短期目標排序

現在來檢視短期目標，也就是行動步驟，

而短期目標通常分成

有助於實現中期目標的「促成目標」，

和接受指派的「指示目標」，

短期目標應該先分類再排序。

 

促成目標

促成目標能以潛移默化的方式

推動中期目標，

像是例子當中的，

研擬在地行銷策略

就可以推展中期目標，提升獲利15%

 

指示目標

而指示目標就是每天的例行公事，

往往看似無關，尤其是和你的中期目標無關，

但他也可以被視為一種促成目標，

幫助你不被解雇。

因此我們盡量把這些事

的優先度列的比較低，

能交代給下屬就交代。

 

 

5. 估計實際的時間配置

中期目標與兩種短期目標的優先順序排好之後，

就可以判斷實際的日程是否符合目標排序。

想掌握實際的時間配置，

請拿出日程表，回答下面6個問題。

 

目前的工作排程

1. 你的工作時間花多少？
2. 工作中，你花最多時間是哪三件事？
3. 每週花多久在處理例行公事？

明年的工作排程

1. 希望自己一年後的排程跟今日要多少差別？
2. 未來一年最主要的三件事是什麼？
3. 未來一年的成功衡量指標是什麼？

將前三題的答案與後三題的

答案相互比較，就可以了解你的時間配置。

 

高效能小錦囊

1.    列出所有事項

2.    依照時間整理項目

3.    中期目標排序

4.    短期目標排序

5.    估計實際的時間配置

 

本文參考自：《 時間，愈用愈有價值》

作者： 羅伯．博任     出版社：天下文化

 

 

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