(圖/shutterstock)

 

但凡工作了幾年的朋友，

多多少少都會面臨「時間不夠用」的問題。

比如：

明明每天工作 12 個小時，

但還是有很多事情做不完；

老闆吩咐的任務，一拖再拖，

直到 deadline 才勉強敷衍一下；

每天都在忙著應付同事、上級、客戶，

完全沒有自己的時間，

忙了一整天也不知道在忙什麼……

 

繼續看下去...

 

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在做時間管理時

產生一些誤會

所以，時間管理應運而生。

這幾年，哪怕是不了解時間管理的朋友，

多多少少也聽過這些名詞：

GTD、番茄鐘、待辦清單、四象限法……

但是，你會不會覺得，

用了這麼多工具，

學了這麼多東西，

好像仍然沒有什麼用？

 

這幾年，通過跟身邊朋友、讀者的交流，

我發現，不少人在管理時間的過程中，其

實多多少少都存在一些誤區。

正是這些誤區，使我們經常做了無用功。

今天，跟大家聊聊這些誤區，

以及如何避開它們，讓我們的時間更充足。

 

一、 喧賓奪主，本末倒置

選擇適合自己的工具

曾經有個朋友，

找我諮詢時間管理的問題。

她說：已經嚴格按照老師教的方法論去踐行，

但每天都感覺特別累，

也沒省下多少時間，

究竟是怎麼回事呢？

我問她：你是如何做時間管理的？

她「嘩」的一聲，

給我發了一堆APP 截屏。

然後，如數家珍地給我解釋：

這是記錄時間耗用的，這是曼陀羅方格，

這是做晨間日記的，

這是做待辦事項的，這是番茄鐘……

 

這其實就是本末倒置了。

時間管理的本質，並不是管理好「時間」 ——

這壓根就不重要——

而是高效地完成該做的事情。

這才是核心所在。

記住：永遠是工具來為你效力，

而不是你要去適應工具。

 

所以，最合適的工具，

必須能夠如臂使指、圓滿自如，

成為你身體和大腦的一部分。

而不是需要你時時刻刻提醒自己「我得去用」。

你必須確保，當你需要用到它們的時候，

它們能立刻在你身邊出現，

用你最舒服的方式去使用。

很多人熱衷於APP Store 上五花八門的時間管理APP，

其實，這些沒有太大意義——

很簡單：我們絕大多數工作是在什麼地方完成的？

是電腦，而不是手機。

 

所以，時間管理工具的第一個條件是什麼？

必須能夠全平台使用，

呼之即來，用完即走。

我自己體驗過一些APP，

從打開，到進入正式功能，

就要好幾秒鐘，點擊五六次按鍵——

這究竟是在幫你管理時間，還是浪費你的時間？

 

更重要的是，一款工具，

如果不夠輕便、自如，

它就會在你潛意識裡留下這樣的印象：

使用它，是一件很麻煩的事情。

那麼慢慢的，

你就會傾向於把它擱置，放在一邊。

這就是「學了很多方法，卻從來都用不上」的真相。

那麼，什麼樣的工具，才是適合自己的呢？

對時間管理的新手來說，

一款筆記加待辦清單即可。

(中略)

一個隨身攜帶的記事本（A5尺寸），

一支好用的中性筆，基本就足夠了。

最有效的方法，永遠是簡單的。

 

 

二、 追求「完成所有事情」

並不是所有代辦清單的事都要完成

之前和一位大公司的市場總監聊天，他說

我每天都勾不完我的待辦清單，

您有什麼建議嗎？

我問他，每一天的清單上有多少個事項。

回答是：我也記不清了，大概二三十項吧。

這是許多朋友特別容易犯的錯誤。

我們總是寄希望於

「將清單上的所有事情勾掉」，

尤其是完美主義者，更是如此。

 

但現實是什麼呢？

很多時候，我們每天殫精竭慮，

也只能完成三四項任務，

然後眼睜睜地看著其他任務過期。

一天天過去，「已過期」裡面堆積的事項越來越多，

清單變得臃腫不堪。

結果就是：我們連待辦清單都不願意打開，

因為看了就心煩。

 

最容易無法完成的原因

有兩個事實，可能是我們需要直面的：

1）我們往往都高估了自己的能力；

2）事情往往是做不完的，做多少來多少。

如果你把所有的事情都寫入待辦清單，

會有另一個後果：

在權衡「要做什麼」的時候，

你可能會選擇去做那些簡單、

但沒有太大價值的事情——

因為做完了可以立刻勾掉。

而那些真正重要的事情呢？

也許就會一直拖著，

直到 deadline 才開始拼命趕工。

這就完全反其道而行之了。

 

代辦清單上寫上真正重要的事情

正確的做法是什麼呢？

待辦清單上面，只寫真正重要的事情。

其他不那麼重要的，按照如下方法處理：

1 .放入 Dessert 清單中，

等碎片時間、工作間隙、

狀態不佳時處理。

快速給自己恢復精力。

 

2 .用其他方式快速解決。

譬如：交付給別人，聘用外包，

使用在線工具，等等。

 

3 .拖著不做。

是的，不要覺得「拖延」十惡不赦，

拖延其實是一件好事。

關鍵是什麼呢？我們不要被「拖延」主導，

而是要自主的、有意識地去選擇「拖延」。

簡而言之：正確的做法是，

優先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。

很可能，拖著拖著，這些事情自己就「被解決」了——

尤其是對於尚未完全明確、

需要反复溝通和確認的事務，

繁瑣而機械的操作，

以及「不做也不會死」的事務。

不要讓它們擠壓你寶貴的時間和精力。

 

 

三、過於依賴番茄鐘

什麼是番茄鐘？

可能有同學不清楚番茄鐘，簡單介紹一下：

番茄鐘，又稱番茄工作法。

它的使用很簡單：

定一個25分鐘的鬧鐘（稱為「一個番茄」），

在這段時間裡心無旁騖地工作，

拒絕任何打斷（一張便簽、一個耳機可以幫到你）。

等25分鐘結束了，

關掉鬧鐘，休息5分鐘，

再開始下一個番茄，循環往復。

為什麼是25分鐘呢？

因為基於認知心理學的研究，

人集中註意力的時間，

一般不會超過 25-30 分鐘。

當然，這個時間可以根據實際情況調整，

通常以 20-30 分鐘作為一個番茄。

 

一般來說，使用番茄鐘，

以「番茄」來計數。

我們會說「今天完成了5個番茄」，

指的就是不受干擾、

心無旁騖地工作了5個25分鐘。

那麼，番茄鐘真的有各種時間管理專家

所說的那麼神奇嗎？

 

過度依賴導致兩個結果

感興趣的話，不妨試一試。

但這幾年來，

我身邊時間管理做得好的人（包括我自己），

基本不用番茄鐘。

為什麼呢？很簡單，因為太機械了。

人的精力曲線波動是非常頻繁的，

會根據時間和任務而異。

每一次都要求集中精力 25分鐘，

常常會帶來兩個後果：

1 .坐立不安，心煩意亂，

明明做不下去，但是又不能分心；

2 .好不容易進入心流狀態，

正熱火朝天的時候，一個鬧鍾立刻把思緒打亂了。

尤其是對於像我這種「坐​​不住」的人，更是明顯。

究其原因，它的根本問題在於：

先設定好了時間，再往時間裡面裝任務。

也就是說，番茄工作法的本質，

在於培養你「規律工作」的習慣。

這對於精力曲線平緩、

作息極其習慣的人來說，是可以的。

但對於我這樣的人，基本沒有任何作用。

 

正確做法：先設定任務

再根據任務指定時間

那我是怎麼做的呢？

很簡單，反過來：

先給自己設定任務，

再根據任務指定時間。

我會告訴自己：

接下來，讓我們試試，

能不能在 5分鐘內，完成這個小任務。

然後，開足馬力去解決。

完成了，就再給自己分配下一個新任務。

簡而言之，這是兩種完全不同的思維：

我無需要求自己「規律工作」，

不是讓我去適應工作——

而是讓工作來適應我。

對我來說，工作就是一個個挑戰的小片段，

每一天的繁忙，其實就是針對這些小片段，

一個個予以攻克。

這樣，就能將工作變成一段愉快、

自由又富有挑戰性的體驗。

 

 

四、 錯誤理解四象限法

不重要的事 需要考慮嗎？

四象限法，應該是時間管理裡面，

最廣為人知的方法了。

它將一天裡所有任務，

按照緊急性和重要性兩個維度，分為四個像限：

重要且緊急：立刻去做。

重要但不緊急：安排固定時間去做。

緊急但不重要：盡量請別人去做。

不緊急也不重要：不做。

絕大多數時間管理教程，

都是這樣教的，大家也都是這樣學的。

 

很少有人對這套分類方式提出質疑，

但不知道你有沒有意識到：

這其實不是很科學。

試思考一個問題：為什麼在我們的待辦清單裡面，

會出現「不重要」的事項呢？

換言之：不重要的事情，

哪怕它很緊急，又怎麼樣？

一件事情如果「不重要」，

那不做也不會有什麼後果（否則就是重要），

為什麼要考慮它呢？

 

重要的真正意思：「有價值」

問題在於：這裡的「重要」是一個很模糊的概念，

它真正的意思是「有價值」。

什麼是有價值？

簡單來說，如果一件事情，

做完之後，能幫你增進經驗、

獲得提升、收穫回報，

那就是有價值的。否則，就是無價值的。

 

把上面四象限裡的「重要」換成「有價值」，

是不是立刻清晰多了？

四象限法的本質，其實是這樣的：

緊急，代表「別人希望/需要你去做」，

而有價值，代表「我自己想做」。

最好的情況當然是兩者重合，

但如果不是，

那就盡量在不影響結果的情況下，「以我為主」。

當然，有價值- 緊急的分類

（術語叫做艾森豪威爾矩陣），

本身也未必是最好的分類方法。

這一點，以後有機會再詳談。

不過，至少，這比廣受誤解的

「重要- 緊急」要更好。

 

 

五、 用日曆來做待辦事項

用日曆做時間管理反而效率低

之前寫時間管理的文章，

有不少讀者在後台留言，說：

我一般用日曆做時間管理，很好用。

日曆確實很好用，

像Google日曆，或者蘋果自帶的日曆，

都不錯，但用日曆做時間管理，

其實是效率很低的方法。

為什麼呢？很簡單。

考慮一個問題：現在突然來了一個任務，

沒有明確的時間要求，

你要怎麼把它記到日曆裡面？

 

這就是問題所在：

待辦清單也好，筆記也罷，

是「任務導向」的，時間只是任務的屬性。

我完全可以把一個任務記下來，

而不指派具體時間。

但日曆不行。

日曆一定要先明確一段時間，

再安排任務。

這會造成什麼後果呢？

每記一件事情，你都要先思考：

把它放在哪一段時間裡？

更別說，大多數任務，

往往不會按照時間執行。

那麼，就又得重新安排、設置。

 

日曆的作用：鎖定時間

在時間管理領域，

有一句俗話，叫做：日曆是神聖的。

什麼意思呢？記在日曆上的事情，

一定是「雷打不動」的。

簡而言之：日曆不是用來記錄任務的，

而是用來「鎖定時間」的——

在日曆上寫下一件事情，就意味著：

這段時間被佔用了，

當我安排事務、整理工作時，

我必須將其考慮在內。

所以，什麼事情適合記在日曆上呢？

一般是嚴肅的會議，固定日程，

當天會發生的事件，等等。

它是用來參照的，

輔助我們對工作進行安排，

而不是用來管理時間的。

 

時間管理是一門非常系統的體系，

但用好了卻也非常簡單。

 

 

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作者簡介：Lachel，

20萬關注的高效思維達人，

知識管理、時間管理專家，

領英、36氪特約作家。

公眾號：L先生說（lxianshengmiao） 

 

本文經 L 先生說授權轉載，原文 於此

未經授權，請勿轉載

責任編輯 / Stella